文档管理 DMS

业务咨询

DMS介绍

通过文档管理模块，将通过文件变更申请、新增、修订、生效、补发、借阅、复审、作废等流程及功能，对每一份文档的全生命周期进行管理，使用基于ECM的技术实现方式，在文件存储、安全性、利用程度、版本控制等方面得到极大的提升和保障，结合文件的权限、水印，确保合适的人员访问合适的版本，避免文件误用，降低人为差错的风险。同时，通过条形码、任务到期自动提醒，将大大提高QA对文件体系合规性监管的便利度，进而提升企业文件体系的合规程度，为企业质量体系合规性保障提供坚实的基础。

业务痛点

文件编号管理

  • 人工登记易导致重复编号，带来合规问题
  • 编号使用情况无法进行有效跟踪，可能导致相关工作延误
  • 缺乏有效的文件重复新增识别机制，可能导致文件体系庞杂或文件内容冲突（重复的文件）

文件审核

  • 线下审核（纸质、邮件等形式）效率低，无法共享审核信息，审核意见分散、不集中
  • 审核意见无法有效保存，不能留痕追溯

纸质SOP管理

  • QA文件管理员打印量大，缺乏有效的待打印文件汇总信息
  • 打印件缺乏唯一标识，无法有效追溯
  • 旧版文件无法确保及时回收，存在未及时从现场撤下的风险

文件复审

  • 统计、识别、通知难度大，无法及时识别并通知责任部门
  • 无法有效跟踪复审进度，存在文件过期的风险

电子版文件管理

  • 线下编辑文件时，员工电脑中可能保留有电子版，存在文件误用的风险

解决方案

  • 文件编号管理
  • 文件审核
  • 纸质SOP管理
  • 文件复审
  • 电子版文件管理

文件编号管理

  • 系统自动编号，确保唯一性
  • 系统为新申请的编号赋予一定时间的有效期，过期未使用则自动收回，督促申请人及时编写文件
  • 新增申请时通过模糊匹配功能，自动提示申请人当前文件体系中是否已存在或类似的SOP

文件审核

  • 提供在线审核及在线批注、评论功能
  • 实现全版本管理，包括文档编写过程中产生的草稿版本

纸质SOP管理

  • 系统根据文件分发信息，自动生成“待分发文件清单”供QA文件管理员使用
  • 系统自动加载打印人、打印时间、分发部门、条形码信息供追溯
  • 系统自动触发纸质SOP回收任务，并给予提醒，QA文件管理员可监控整体回收完成情况

文件复审

  • 系统自动识别、通知各责任部门
  • 系统提供“待复审文件清单”，QA文件管理员可监控整体复审进度

电子版文件管理

  • 系统控制文件的下载、打印权限，普通员工只能预览；作者通过通过申请获取临时的文件编辑权限，减少线下文件交换频次，降低电子版文件失控风险

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